Isikuandmete töötlemine

KINNITATUD

Kuressaare Ida-Niidu Lasteaia direktori

  1. oktoobri 2019 põhitegevuse käskkirjaga nr 1-3/21

 

Kuressaare Ida-Niidu Lasteaia isikuandmete töötlemise kord

  1. Üldsätted
    Kuressaare Ida-Niidu Lasteaia vastutav töötleja on Helin Vinter. Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses  on Kuressaare Ida-Niidu Lasteaed (edaspidi nimetatud Lasteaed).
    Õie 2, Kuressaare, 93818 Saare maakond, reg. nr. 75023332.
    Tel: 45 544159
    E-post:  helin.vinter@kuressaare.ee

    1. Lasteaed juhindub isikuandmete töötlemisel kehtivatest isikuandmete töötlemist reguleerivatest õigusnormidest.
    2. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine.
    3. Lasteaed töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.
    4. Lasteaed töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avalikes huvides oleva  ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib Lasteaed andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Lasteaed teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.
    5. Kui Lasteaed soovib jätkata isikuandmete töötlemist mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt töödeldi, edastab ta andmesubjektile eelnevalt teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
    6. Lasteaed ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuab õigusakt või see on vajalik lasteaia ülesannete täitmiseks. Mõningatel juhtudel võib Lasteaed isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes teeb isikuandmete töötlemise toiminguid lepinguliste kohustuste täitmiseks (näiteks andmete säilitamine lepingupartneri serveris).
  2. Peamised Lasteaia poolt töödeldavad isikuandmed
      1. Lapsevanema isikuandmed
        1. Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Lasteaia avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoidmine ja alushariduse omandamine) ning lapsevanema nõusolek.
        2. Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:
          1. ees- ja perekonnanimi; isikukood ning kontaktandmed. Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja lapsehoiu osutamisega seotud operatiivse teabevahetuse võimaldamiseks Lasteaia ja kodu vahel.
      2. Lapse isikuandmed
        1. Lapse isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Lasteaia juriidiline kohustus, avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoidmine ja alushariduse omandamine), eluliste huvide kaitse ning lapsevanema nõusolek.
        2. Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapse isikuandmeid:
          1. ees- ja perekonnanimi; sünniaeg; isikukood; kodune keel.
            Andmete töötlemine on vajalik lapse isiku tuvastamiseks ja lasteaia kohustuste täitmiseks.
          2. foto, audio ja videosalvestis, lapse loometöö tulemus.
            Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine, juriidiline kohustus ja lapsevanema nõusolek. Töötlemise eesmärk on lapse arengu hindamine; Lasteaia tegevuste kajastamine (üritused, kasvatustegevused jm.); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.); Lasteaia ajaloo jäädvustamine.
          3. eriliigilised isikuandmed, mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks Lasteaias (näiteks erinõuded toitlustuse osas; ravimite kasutamisel; piirangud osalemisel üritustel jm.). Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on eluliste huvide kaitse ja lapsevanema nõusolek. Lasteaed võib edastada neid andmeid kolmandatele isikutele (näiteks toitlustaja, meditsiiniteenuse osutaja jt.), kes aitavad eelnimetatud eesmärke saavutada.
      3. Kirjavahetus, pöördumised
        1. Lasteaed registreerib oma dokumendiregistris Lasteaia tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada  isikute või asutustepoolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jm.
        2. Isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele on Lasteaed kehtestanud juurdepääsupiirangu õigusaktide nõuetest lähtudes. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Lasteaed ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.
        3. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Lasteaed, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile  ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.
        4. Lasteaiale adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Lasteaia asjaajamise korrale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
      4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
        1.  Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Lasteaed töötleb kandidaadijärgmisi isikuandmeid:
          1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine.
          2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja erialase pädevuse hindamiseks nagu andmed  hariduse, töökogemuse  ja täiendõppe kohta.
          3. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad  ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.
          4. Töökohale kandideerimiseks nõutud teabe esitamisel eeldab Lasteaed, et kandidaat nõustub  oma isikuandmete töötlemisega töölevõtmise otsustamisel. Lasteaed eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.
          5. Äraütleva otsuse korral säilitab Lasteaed kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.
      5. Lasteaia töötaja isikuandmed
        1. Lasteaed töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu  täitmisel järgmisi Lasteaia töötaja isikuandmeid:
          1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);
          2. töötaja finantsalased andmed (nagu pangakonto töötasu maksmiseks);
          3. töötaja perekondlikud ja sotsiaalsed andmed nagu laste olemasolu; kaitseväekohustuslaste registris olek jm.;
          4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;
          5. töötaja terviseseisundit puudutavad  andmed nagu teave töövõimetuse; kutsehaiguste kohta, tervisekontrolli otsus jm.
            Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik isikuga töölepingu sõlmimiseks ja selle täitmiseks.
      6. Foto- ja videomaterjal
        1. Lasteaed jäädvustab foto- ja videomaterjalidel Lasteaia elu olulisemaid sündmusi (õppetegevus, aktus, spordiüritus jm.). Lasteaia veebilehel või muudes infokanalites avalikustatud andmetele pääsevad ligi kõik isikud, kes kasutavad vastavat infoallikat. Lasteaed on foto- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.
        2. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Lasteaed ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.
        3. Lasteaed säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes foto- ja videomaterjali tähtajatult.
      7. Videojälgimissüsteem
        1. Lasteaia hoone ja seal paikneva vara kaitseks, samuti selles viibivate isikute turvalisuse tagamiseks kasutab Lasteaed video jälgimissüsteemi. Lasteaed järgib videojälgimissüsteemi kasutamisel turva- ja valvesüsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid.
        2. Video jälgimisseadmete abil jälgitakse Lasteaia õueala ja sissepääse. Videojälgimissüsteemi kasutamisest  teavitab Lasteaia väravale pandud silt.
        3. Reaalajas videole ning videosalvestistele  on juurdepääs Lasteaia valvet korraldavatel töötajatel ja turvateenuse pakkujal. Lasteaed edastab videosalvestisi kolmandatele isikutele ainult seadusliku kohustuse korral või turvateenuste lepingu täitmiseks.
        4. Videojälgimissüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 3 kuud.
  3. Andmesubjekti õigused
    1. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Andmesubjektil on õigus:
      1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid Lasteaed töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua Lasteaed andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
      2. nõuda, et Lasteaed kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
      3. nõuda enda või esindatava lapse kohta kogutud puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
      4. võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Lasteaaiale. Lasteaed lõpetab tagasivõetud isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisest.
      5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Lasteaialt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
      6. õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädevaasutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post  info@aki.ee, tel 627 4135), elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole.
    2. Lasteaed võib andmesubjekti isikuandmetega seotud päringu saamisel paluda täpsustada Päringule vastab Lasteaed 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja  lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Lasteaed pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Lasteaed teavitab andmesubjektile vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Lasteaed keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.  Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta.
  4. Turvameetmed
    1. Lasteaed peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse ulatuses isikuandmete konfidentsiaalsuse. Lasteaed kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu või eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
    2. Lasteaias on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama asjakohaseid turvameetmeid.
  5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
    1.  Isikuandmed on mõeldud Lasteaia siseseks kasutamiseks ning isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele seatakse juurdepääsupiirang seaduse alusel.
    2. Lasteaed ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.
    3. Lasteaia töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isikute eraelu puutumatust.
    4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.
  6. Andmete säilitamine
    1. Lasteaed ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva kohustusevõi lepingu täitmiseks.
    2. Lasteaed säilitab isikuandmeid:
      1. dokumendi seaduses või Lasteaia asjaajamise korras sätestatud säilitustähtaja möödumiseni või
      2. seadusest tuleneva kohustuse  täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
      3. seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
      4. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.
    3. Arhiiviväärtust mitteomavaid isikuandmeid töötleb Lasteaed säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab Lasteaed üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.
  7. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik
    1. Kõigiisikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda Lasteaia andmekaitse kontaktisiku Helin Vinteri poole e-posti aadressil helin.vinter@kuressaare.ee Lasteaia andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida Lasteaia andmekaitseküsimuste lahendamist.